برون سپاری و درون سپاری دو روش منبع یابی برای کسب و کارها هستند که هر کدام مزایای خاص خود را دارند. با اینکه این دو روش تقریبا متضاد یکدیگر هستند، اما حقیقت این است که هیچکدام نسبت به دیگری برتری ندارد. اینکه کدام یک برای کسب و کار شما مناسب تر است، بستگی به نوع کسب و کار شما و هدف آن دارد. در این مقاله از اورجین وب با هم هر دو متد برون سپاری و درون سپاری و ویژگی های هر کدام را بررسی می کنیم تا به شما در انتخاب بهترین استراتژی کمک کنیم، پس تا انتهای مطلب همراه ما باشید.
برون سپاری (Outsourcing) چیست؟
برون سپاری به معنای واگذاری یک وظیفه یا مسئولیت به یک نهاد یا سازمان خارجی (تامین کننده خارجی) است که در آن کار متخصص است. از مهم ترین ویژگی هایی که برون سپاری را انتخاب خوبی برای سازمان ها کرده است صرفه جویی در هزینه و زمان است. زیرا کار به فرد یا سازمانی در خارج از شرکت سپرده می شود که در کار خود متخصص و ماهر است و در کمترین زمان می تواند کار را تحویل دهد. طی این مدت، شرکت با تامین کننده خارجی قراردادی امضاء کرده که در آن شرایط همکاری ذکر می شود.
کسب و کار هایی که برون سپاری را متد خود قرار می دهند اغلب در حوزه مراقبت های بهداشتی، گردشگری، حمل و نقل، شرکت های مربوط به انرژی مثل آب و برق، خرده فروشان و حتی دولت برای تکمیل پروژه‌ها یا وظایف مهم می باشند.
مزایای برون سپاری
برای بررسی تفاوت میان برون سپاری و درون سپاری دیدیم بد نیست مزایای این متد ها را بررسی کنیم. ویژگی های برون سپاری را در ادامه آورده ایم.
زمان استخدام کاهش می یابد
در حالت عادی برای جذب نیرو باید آگهی استخدام منتشر کنید و بعد از آن منتظر باشید افراد رزومه های خود را برایتان ارسال کنند. پس از آن نیز فرایند مصاحبه و بررسی متقاضیان را باید طی کنید که واقعا زمان بر است. اما برون سپاری کار را برایتان آسان می کند و شما با آن می توانید تنها با بررسی شرکت های ارائه دهنده خدماتی که مدنظرتان است، بهترین آنها را انتخاب کرده و کار را به آنها بسپارید.
برون سپاری به شما امکان دسترسی به افراد متخصص را می دهد
این متد منبع یابی به شما کمک می کند به متخصصانی خارج از مرزهای جغرافیایی که در آن قرار دارید، دسترسی داشته باشید و بتوانید بهترین فرد یا نهاد را برای شرکت خود استخدام کنید.
انعطاف پذیر است و قابلیت ارتقاء خوبی دارد
به کمک این روش، شما به راحتی می توانید متخصصان تیم برون سپاری را کم یا زیاد کنید و با توجه به نیازهای خود افراد آن را تغییر دهید.
کم هزینه و مقرون به صرفه است
از آنجا که در برون سپاری شما به افراد متخصص در سراسر جهان دسترسی دارید، می توانید با تامین کننده ای همکاری کنید که از نظر هزینه، با بودجه شما همخوانی بیشتری دارد.
محدودیت های برون سپاری
- عدم کنترل بر نحوه انجام پروژه: از آنجا که پروژه در برون سپاری به یک شرکت خارجی واگذار می شود، شما کنترلی بر نحوه انجام آن ندارید.
- مشکلات ارتباطی: گاهی اوقات زمانی که با یک شرکت خارجی همکاری می کنید، ممکن است با مشکلاتی در ارتباط با آنها مواجه شوید. ممکن است گاهی اوقات بد فهمی هایی در مکالمات ایجاد شود یا به علت تفاوت زمانی ارتباط سخت باشد.
- مشکلات امنیتی: اگر قصد دارید پروژه ای را به روش برون سپاری انجام دهید، باید از اعتبار و حقیقی بودن شرکت خارجی مطمئن شوید، چرا که گاهی اوقات مجبورید اطلاعات مهم تجاری را با آنها به اشتراک بگذارید.
مثال
امروزه با پیشرفت های چشمگیر تکنولوژی، نیاز به اینترنت و ابزارهای دیجیتال در جنبه های بیشتری از زندگی حس می شود. به دلیل گستردگی دانش IT نمی توان در همه جنبه های آن تخصص داشت. و از آنجا که همه کسب و کارها به دیجیتال مارکتینگ رو آورده اند نیاز به متخصص IT نیز افزایش پیدا کرده است. شرکت ها حتی اگر خود یک بخش داخلی به نام IT داشته باشند، باز هم در جایی نیاز به یک متخصص خارجی پیدا می کنند. برای مثال ممکن است تیم آنها در زمینه دیجیتال مارکتینگ متخصص باشد ولی در زمینه طراحی سایت هیچ تخصصی نداشته باشد. بنابراین می تواند با سپردن وظیفه طراحی سایت به فریلنسرها یا آژانس های دیجیتال مارکتینگ، از برون سپاری برای رفع این نیاز استفاده کند.
درون سپاری (Incourcing) چیست؟
خب تا اینجا با مفهوم برون سپاری آشنا شدیم، اما از آنجایی که برای بررسی تفاوت میان برون سپاری و درون سپاری باید هر دو مفهوم را کامل بشناسیم، پس الان نوبت به آشنایی با مفهوم دوم است.
درون سپاری یعنی سرمایه گذاری بر روی منابع و کارکنان داخلی یک شرکت برای انجام یک پروژه. به عبارت دیگر درون سپاری یک روش منبع یابی است که در آن به جای اینکه وظیفه ای را به فرد یا سازمانی خارجی محول کنید، انجام آن را منابع داخلی شرکت خود می سپارید.
از مهم ترین مزایای درون سپاری می توان به کنترل بر کیفیت انجام پروژه و عملکرد تیم انجام دهنده آن اشاره کرد. از آنجا که در درون سپاری استعدادهای داخلی شرکت به کار گرفته می شود، مدیران از شرکت بر نحوه انجام پروژه نظارت دارند و می توانند فرایندهای آن را مستقیما کنترل کنند.
البته درون سپاری نسبت به برون سپاری اندکی هزینه بر است. زیرا اغلب شامل اجرای فرآیندهای لازم برای شروع یک بخش جدید در شرکت است.
مزایای درون سپاری
درون سپاری چه مزایایی را برای کسب و کارها به وجود می آورد؟ برای پاسخ به این سوال با ما همراه باشید.
چابکی و انعطاف پذیری بالایی دارد
به دلیل شناختی که از افراد درون شرکت خود دارید، به طبع از توانایی ها و قابلیت های آنها آگاهی بیشتری دارید، در نتیجه می توانید تیم را هر طور که می خواهید برنامه ریزی کنید. باید توجه داشته باشید که در اینجا تصمیم گیری برای بودجه و جدول زمانی انجام پروزه نیز به عهده خود شماست.
روند انجام کار را در آن می شود کنترل کرد
درون سپاری به شما این امکان را می دهد که بر نحوه انجام کار نظارت مستقیم داشته باشید.
باعث تقویت ارتباطات و به اشتراک گذاری مهارت می شود
گردهمایی افراد داخلی یک شرکت برای انجام یک پروژه ارتباط بین بخش های مختلف شرکت را با یکدیگر تقویت می کند.
محدودیت های درون سپاری
- زمان بر است: استخدام و آموزش کارکنان جدید پرهزینه است و نیاز به زمان دارد. فرایند استخدام ،خود کاری زمان بر است و گاهی اوقات نیاز به آزمون و خطا دارد. در نتیجه سرعت شما برای انجام کار به شدت پایین می یابد.
- با توجه به هزینه ای که برای درون سپاری می کنید، انعطاف پذیری کمی دارد: در این روش یا باید افراد جدید استخدام کنید یا باید کارکنان فعلی را برای انجام وظیفه جدید آموزش دهید. این کار علاوه بر زمان بر بودن انعطاف پذیری شما را پایین می آورد. چرا که فرصت زیادی نیز برای آزمون خطا ندارید تا نیروهای داخلی را به افرادی متخصص تبدیل کنید.
مثال
بیایید با یک مثال با مفهوم این روش منبع یابی بیتر آشنا شده تا برون سپاری و درون سپاری را با هم اشتباه نگیریم.
تصور کنید یک شرکت قصد دارد خط تولید خود را گسترش دهد و می خواهد متد درون سپاری را پیش بگیرد. بنابراین با تیم های داخلی کار می کند و شروع به جمع آوری ایده های آنها می کند. شرکت از ایده این تیم ها استفاده می کند و برای عملی کردن ایده نیز از خودشان کمک می گیرد. در نتیجه این شرکت با کمک گرفتن از منابع داخلی خود که در زمینه تولید محصول متخصص هستند، هم ارتباط بین کارکنان را تقویت می کند و هم از اسرار کاری خود در برابر افراد خارجی محافظت می کند.
کدام یک از برون سپاری و درون سپاری انتخاب بهتری است؟
در این قسمت برون سپاری و درون سپاری را از جهات مختلف با هم مقایسه می کنیم تا انتخاب استراتژی مناسب برایتان راحت تر شود.
نوع فعالیت
درون سپاری زمانی ارجحیت دارد که یک مسئولیت یا پروژه برای یک سازمان حیاتی است و بنا به دلایل امنیتی و غیره بهتر است درون سازمان باقی بمانید.
اما برون سپاری برای فعالیت های غیر ضروری بهتر است. زیرا در کوتاه ترین زمان و با کمترین هزینه می توانید افراد با استعداد و متخصص را استخدام کنید.
قابلیت ارتقاء و انعطاف پذیری
از میان برون سپاری و درون سپاری زمانی درون سپاری برای شما ارجحیت دارد که قصد داشته باشید یک تیم برای انجام یک پروژه بلند مدت درست کنید. از آنجا که وقت و هزینه زیادی برای این کار باید صرف کنید، انعطاف پذیری تیم کمتر می شود و جای کمتری برای آزمون و خطا وجود دارد.
در مقابل برون سپاری برای انجام سریع یک پروژه مناسب تر است. برون سپاری باعث صرفه جویی در زمان و هزینه می شود. حتی ممکن است به تقویت سایر فرایندهای اساسی کمک کند. برای مثال، زمانی که شما انجام یک کار را به یک متخصص خارجی واگذار کنید، نیروهای داخلی شرکت می توانند با تمرکز بیشتری روی اهداف استراتژیک خود کار کنند.
توانایی کنترل روند کار
دیگر تفاوت برون سپاری و درون سپاری به توانایی کنترل روند کار برمی گردد. در درون سپاری، کسب و کارها اغلب کنترل بیشتری بر نحوه انجام کار دارند و در تصمیم گیری های مربوط به آن مستقیما دخیل هستند.
اما در برون سپاری شما نمی توانید بر کار تامین کننده یا شرکت خارجی نظارت کنید.
هزینه
انتخاب بهتر برای جبران هزینه های صرف شده در بلند مدت از میان برون سپاری و درون سپاری، درون سپاری است. به همین دلیل برای اهداف بلند مدت مناسب تر است.
برون سپاری زمانی بهترین کارایی را دارد که تاریخ پایان پروژه و هدف آن مشخص باشد. برون سپاری شامل هیچ یک از هزینه های مدیریت پروژه و منابع کار نیست. بنابراین مقرون به صرفه تر است.
اشتراک گذاری اطلاعات
درون سپاری راهی برای کسب و کارها است تا استعدادهای کلیدی را در خود شرکت نگه دارند. احتمال همکاری کارکنان، تبادل نظر و حمایت از یکدیگر در درون سپاری بیشتر است. همچنین ارتباط بین کارکنان را تقویت می کند.
در برون سپاری این امکان وجود ندارد. زیرا فرد در خارج از شرکت و حتی ممکن است در یک منطقه جغرافیایی متفاوت قرار داشته باشد و پروژه را از راه دور انجام دهد. به همین دلیل برون سپاری زمانی بهتر است که نیاز به اشتراک گذاری اطلاعات وجود ندارد.
مشکلات امنیتی
زمانی که می خواهید از هر گونه ریسک امنیتی برای کسب و کار خود دور بمانید، درون سپاری گزینه بهتری از میان برون سپاری و درون سپاری است. زیرا نیازی نیست برخی اسرار و اسناد محرمانه خود را برای افراد خارجی فاش کنید. گاهی اوقات برخی افراد ممکن است قصد سوء استفاده از اطلاعات تجاری شما را داشته باشد. بنابراین اگر ریسک پذیر نیستید، درون سپاری برای شما بهتر است.
برون سپاری زمانی منطقی و مقرون به صرفه است که پروژه کمترین خطر را برای یکپارچگی داده یا تجربه مشتری داشته باشد.
حرف آخر
در این مقاله سعی کردیم برون سپاری و درون سپاری را تعریف کرده و مزایا و معایب هر کدام را شرح دهیم. همان طور که پیش تر هم اشاره کردیم، انتخاب بین یکی از این دو روش منبع یابی، بستگی به نوع کسب و کار شما دارد. امیدواریم با در نظر داشتن نوع و اهداف کسب و کار خود و خواندن این مقاله، توانسته باشید بهترین استراتژی را برای بیزینس خود انتخاب کنید.
منبع: investopedia.com