چارچوب 7S مکنزی یک مدل مدیریتی است که طبق آن، یک سازمان از 7 المان اصلی تشکیل شده است که برای رسیدن سازمان به موفقیت، باید با یکدیگر همسو باشند. اما این المان ها چه هستند؟ برای یافتن پاسخ این سوال، تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید.
چارچوب 7S مکنزی چیست؟
چارچوب 7S مکنزی یک چارچوب مدیریتی است که در دهه 80 میلادی توسط مشاوران شرکت مکنزی به نام های تام پیترز، رابرت واترمن و جولین فیلیپس و با کمک ریچارد پاسکال و آنتونی جی آتوس معرفی شد. این چارچوب در حقیقت ابزاری است برای تحلیل «طرح سازمانی» یک شرکت. هدف این مدل این است که نشان دهد چگونه می توان عملکرد یک سازمان را از طریق تعاملات هفت عنصر کلیدی – ساختار، استراتژی، مهارت، سیستم، ارزش های مشترک، سبک و کارکنان – بهبود بخشید.
از زمان معرفی، این مدل به طور گسترده توسط متخصصان و کارشناسان بسیاری بکار گرفته شده است و یکی از محبوب ترین ابزارهای برنامه ریزی استراتژیک به حساب می آید. تاکید این چارچوب، به جای روش سنتی تولید انبوه سرمایه، زیرساخت و تجهیزات و در کل بیشتر بر منابع انسانی است.
طبق این مدل، 7 عنصر مذکور، باید برای رسیدن یک سازمان به موفقیت، با هم همسو و هم تراز باشند و تغییر در هر کدام باید با تغییر در 6 اصل دیگر همراه باشد. تنها در این صورت است که یک سازمان می تواند عملکرد خوب و اثربخشی داشته باشد.
البته باید بدانید، چارچوب 7S مکنزی تنها روش مدیریتی نیست و متدهای دیگری همچون مدیریت بر مبنای هدف (MBO) نیز وجود دارند. برای آشنایی بیشتر با این روش سازماندهی پیشنهاد می شود مقاله “آشنایی با مدیریت بر مبنای هدف” را در مجله اورجین وب مطالعه نمایید.
المان های چارچوب 7S مکنزی
بر اساس مدل مکنزی، 7 اصل مهم یک سازمان، در دو گروه «نرم» و «سخت» قرار می گیرند. استراتژی، ساختار و سیستم جزء عناصر سخت هستند که در مقایسه با عناصر نرم، شناسایی و مدیریت آنها بسیار آسان تر است. در مقابل، اگرچه مدیریت عناصر نرم یعنی ارزش های مشترک، سبک، کارکنان و مهارت، دشوارتر است، اما پایه و اساس سازمان هستند و احتمال ایجاد مزیت رقابتی پایدار در آنها بیشتر است.
استراتژی (Strategy)
استراتژی طرحی است که یک شرکت برای دستیابی به مزیت رقابتی پایدار و رقابت موفقیت آمیز در بازار، برنامه ریزی می کند. اما استراتژی منسجم در چارچوب 7S مکنزی به چه معناست؟ به طور کلی، یک استراتژی صحیح، راهبردی است که واضح و بلندمدت باشد، به دستیابی به مزیت رقابتی کمک کند و با چشم‌انداز، اهداف و ارزش‌های قوی تقویت شود.
اما تشخیص هماهنگی عنصر استراتژی با عناصر دیگر، کمی دشوار است. در مدل مکنزی مهم این نیست که شما بهترین استراتژی یا سیستم را داشته باشید، بلکه مهم این است که استراتژی شما به سایر عناصر هماهنگ باشد. برای مثال، اغلب باور بر این است که یک استراتژی کوتاه مدت، ضعیف عمل می کند و نتیجه خوبی به دنبال نخواهد داشت. اما اگر با 6 عنصر دیگر همسو و هم تراز باشد، نتیجه برعکس است و می تواند به موفقیت منجر شود.
ساختار (Structure)
ساختار نحوه سازماندهی بخش ها و واحدهای یک سازمان را نشان می دهد. در واقع ساختار، نموداری از سلسله مراتب یک سازمان است که مشخص می کند هر کس چه جایگاهی در سازمان دارد. به عبارت دیگر، ساختار نمودار سازمانی یک شرکت است و یکی از قابل مشاهده ترین و انعطاف پذیرترین عناصر چارچوب 7S مکنزی است.
سیستم (System)
سیستم ها فرآیندهایی هستند که فعالیت های روزانه و نحوه تصمیم گیری درباره مسائل مختلف شرکت را شامل می شوند. در حقیقت سیستم ها تعیین کننده نحوه کسب و کار یک شرکت هستند. پس باید تمرکز اصلی مدیران در طول تغییرات سازمانی باشند.
مهارت (Skill)
مهارت به توانایی افراد و کارکنان یک شرکت و تخصص هر کدام اشاره دارد. عنصر مهارت مشخص می کند که هر فرد در انجام چه کاری از بقیه بهتر است و در چه حوزه ای بهترین عملکرد را دارد. در طی تغییرات سازمانی، یکی از اصلی ترین دغدغه هایی که مطرح می شود این است که چه مهارت هایی برای استراتژی جدید نیاز است؟
کارکنان (Staff)
این عنصر چارچوب 7S مکنزی، مشخص می کند که یک سازمان به چه تعداد و چه نوع کارمند نیاز دارد. جذب، آموزش و پاداش به کارمندان همگی از فرایندهای مربوط به این عنصر هستند.
سبک (Style)
سبک نشان دهنده نحوه مدیریت یک شرکت توسط مدیران سطح بالا و تعامل مدیریت با دیگر بخش ها و کارکنان است. همچنین این عنصر ارزش های نمادین سران سازمان و اقداماتی که انجام می دهند را نیز در بر می گیرد. به بیان دیگر، به سبک مدیریتی سازمان اشاره دارد.
ارزش های مشترک (Shared Values)
عنصر ارزش های مشترک هسته اصلی چارچوب 7S مکنزی است. این عنصر حیاتی شامل هنجارها و ارزش هایی است که به رفتار کارکنان جهت می دهد و الهام بخش اقدامات شرکت است. بنابراین می توان گفت ارزش های مشترک، پایه و اساس هر سازمانی هستند.
پیاده سازی چارچوب 7S مکنزی
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، چارچوب 7S مکنزی اغلب زمانی استفاده می شود که طرح کلی و اثربخشی یک سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. درک این مدل آسان به نظر می رسد. اما اعمال آن کمی دشوار است. در ادامه به بررسی مراحل پیاده سازی این چارچوب در یک سازمان می پردازیم:
مرحله اول؛ عناصری که در عمل با یکدیگر هم تراز نیستند را شناسایی کنید
در مرحله اول، هدف این است که عناصر 7S را بررسی کرده و تشخیص دهید که آیا آنها واقعا با یکدیگر همسو هستند یا خیر. به طور معمول، از قبل باید از نحوه تراز شدن 7 عنصر در شرکت خود آگاه باشید. اما اگر اینطور نیست، شروع به بررسی عناصر در سازمان خود کنید و سعی کنید ناسازگاری ها و نقاط ضعف موجود در روابط بین عناصر را شناسایی کنید. به عنوان مثال، شما استراتژی را طراحی کردید که براساس آن محصولات سازمان را در کمترین زمان ممکن باید معرفی کنید، اما ساختار ماتریسی سازمان مانع از آن می شود. بنابراین باید استراتژی یا ساختار را تغییر دهید.
مرحله دوم؛ طرحی بهینه برای سازمان برنامه ریزی کنید
در این مرحله از پیاده سازی چارچوب 7S مکنزی با همکاری مدیران ارشد، باید مشخص کنید که می خواهید چه طرح جدیدی را در سازمان اعمال کنید. این مرحله از مرحله قبل، دشوارتر است، چرا که هیچ الگو یا طرح سازمانی از پیش تعیین شده ای وجود ندارد که بتوانید از آن برای پیدا کردن طرح تراز بهینه استفاده کنید. بنابراین باید تحقیقات زیادی انجام دهید تا بفهمید سازمان های مشابه چگونه با تغییرات سازمانی کنار آمدند یا از چه طرح هایی استفاده کرده اند و بر اساس آن بهترین برنامه ریزی را برای سازمان داشته باشید.
مرحله سوم؛ نوع و موقعیت تغییرات را در هر قسمت مشخص کنید
در این مرحله، پس از شناسایی ناسازگاری ها و مشخص کردن طرحی که می خواهید طبق آن پیش بروید، باید شروع به مشخص کردن نوع و تعداد تغییرات کنید. با اطلاعاتی که از دو مرحله قبل به دست آورده اید، باید تصمیم بگیرید چه تغییراتی را در چه قسمت هایی باید انجام دهید که 7 عنصر سازمان را به یک تراز برسانید. در این مرحله مشخص می شود چه تغییراتی در ساختار، ارزش ها، کارکنان یا سیستم باید اتفاق بیفتد تا عملکرد سازمان اثربخش تر شود.
مرحله چهارم؛ اعمال تغییرات
مهمترین مرحله در هر فرایند تحلیلی، عملی کردن فرضیات و اعمال تغییرات است. بسیار مهم است که این مرحله به درستی انجام شود، وگرنه نتیجه مثبتی به بار نمی آورد. بنابراین سعی کنید در اجرای تغییرات حتما از افراد متخصص و کاربلد استفاده کنید. اگر در سازمان چنین افرادی وجود ندارد، از افراد متخصص در خارج از سازمان کمک بگیرید.
مرحله پنجم؛ عناصر چارچوب 7S مکنزی را دائما در سازمان زیر نظر داشته باشید.
آخرین مرحله از اعمال چارچوب 7S مکنزی شامل بررسی و رصد دائمی عناصر در سازمان می شود. این عناصر، پویا و دائما در حال تغییر هستند. تغییر در یک عنصر همیشه عناصر دیگر را نیز تحت تأثیر قرار می دهد و مستلزم اجرای طرح سازمانی جدید است. بنابراین باید همیشه این 7 المان را زیر نظر داشته باشید.
خب حالا که با ماهیت و مراحل متد مکنزی آشنا شدیم، بد نیست کمی مزایا و معایب آن را نیز بررسی کنیم.
مزایای چارچوب 7S مکنزی
- این چارچوب بخش‌های مختلف یک شرکت را قادر می‌سازد تا به شیوه ای منسجم تر عمل کنند و با یکدیگر همگام باشند.
- هر گونه تغییرات در عناصر کلیدی، در آن قابل ردیابی است.
- این متد نظریه ای تست شده است که سازمان های مختلفی آن را اعمال کرده و از نتایج حاصل راضی بوده اند.
و اما معایب چارچوب 7S مکنزی
- مدت اثربخشی آن طولانی است.
- به نظر می رسد که این متد متکی بر عوامل و فرآیندهای داخلی است و ممکن است در شرایطی که عوامل خارجی بر سازمان تاثیر می گذارد، به اندازه کافی کارآمد نباشد.
حرف آخر
در این مقاله سعی کردیم تمام نکات مهم مربوط به چارچوب 7S مکنزی را به زبان ساده و به صورت مختصر توضیح دهیم. اما توجه داشته باشید که اعمال این متد در تغییرات سازمانی بسیار سخت تر از فهمیدن تئوری آن است. در نتیجه نیاز به تحقیق و بررسی زیادی دارد. هر یک از عناصر را باید به طور دقیق در سازمان بسنجید و با جمع آوری اطلاعات درست و حقیقی، آنها را با یکدیگر هم تراز کنید. با این حال مدل مکنزی ارزش یکبار امتحان کردن را دارد. چراکه سازمان های زیادی به کمک آن توانسته اند عملکرد خود را بهبود ببخشند. پس اگر شما نیز قصد دارید سازمان یا شرکتی کارآمد و اثربخش داشته باشید، بد نیست این متد را نیز امتحان کنید.
منبع: mindtools.com