مدیریت بر مبنای هدف یا MBO، یک استراتژی مدیریتی است که هدف آن بهبود عملکرد یک سازمان با ارائه تعریفی واضح از اهداف به کارکنان است. در این روش مدیریتی، اهداف کاری برای کارمندان تعریف می شود تا مشارکت آنها در دستیابی به اهداف به طور یکسان افزایش پیدا کند. این متد برای کسب و کارها مزایای بسیار زیادی دارد که در ادامه با هم بررسی می کنیم.
مدیریت بر مبنای هدف چیست؟
مدیریت بر اساس هدف (MBO) یک رویکرد مدیریتی برای افزایش راندمان عملکرد یک سازمان است. در این متد، مدیر یک سازمان، اهداف سازمانی و کاری را برای کارمندان تعریف می کند تا مشارکت آنها در محیط کار افزایش یابد. یک گام مهم در رویکرد مدیریتی MBO، نظارت بر پیشرفت و ارزیابی عملکرد هر یک از کارکنان در مسیر رسیدن به هدفی مشخص است. در حالت ایده‌آل، اگر خود کارکنان در تعیین هدف و تصمیم‌گیری در مورد مسیر رسیدن به آن مشارکت داشته باشند، به احتمال زیاد متعهدتر و مسئولیت پذیرتر عمل می کنند.
درک بهتر مدیریت بر مبنای هدف
مدیریت بر اساس هدف، در واقع به ایجاد یک سیستم اطلاعاتی مدیریتی (MIS) برای مقایسه عملکرد و دستاوردهای واقعی با اهداف تعریف شده اشاره دارد. کارشناسان این رویکرد مدیریتی ادعا می کنند که یکی از مزایای اصلی MBO این است که انگیزه و تعهد کارکنان را بهبود می بخشد و ارتباط بین مدیریت و کارکنان را نیز در جهت مثبت تقویت می کند.
با این حال منتقدان مدیریت بر مبنای MBO باور دارند که در این متد، به جای تمرکز بر ایجاد برنامه ای منظم برای رسیدن به هدف، تاکید بیشتر بر تعیین اهدافی برای رسیدن به هدف کلی تر است. منتقدان MBO، از جمله ادواردز دمینگ، استدلال می‌کنند که تعیین اهداف خاص مانند اهداف تولیدی برای کارمندان، باعث می شود آنها سعی کنند به هر روشی که شده به آن هدف دست پیدا کنند – حتی به قیمت انجام کار با کیفیت پایین از روش های میانبر.
پیتر دراکر در کتاب خود اصطلاح MBO را برای اولین ابداع کرد و 5 اصل برای آن نام برد. طبق این اصول: اهداف با کمک کارمندان تعیین می شوند و باید چالش برانگیز و در عین حال قابل دستیابی باشند. کارکنان روزانه بازخورد دریافت می کنند و تمرکز به جای تنبیه بر پاداش است. در قسمت بعد، به طور مفصل تر با این اصول آشنا می شویم.
5 مرحله مدیریت بر مبنای هدف
مدیریت بر مبنای MBO در 5 مرحله انجام می شود که در ادامه این مراحل را با هم بررسی می کنیم:
مرحله اول؛ تعریف اهداف سازمان
تعیین اهداف برای موفقیت یک سازمان حیاتی است. رهبران یک سازمان باید لیستی از اهداف واضح، واقع بینانه، قابل اندازه گیری و البته دست یافتنی برای سازمان خود تهیه کرده و در اختیار کارمندان قرار دهند. اهداف باید با همفکری مدیران و البته مشورت با کارمندان، با در نظر داشتن شرایط کنونی یک سازمان مشخص شوند. همچنین در این مرحله بسیار مهم است اهدافی که تعیین می شود، همسو با ارزش ها و آرمان های سازمان باشد.
مرحله دوم؛ تعریف اهداف برای کارمندان
در این مرحله از مدیریت بر مبنای هدف سران یک سازمان در ابتدا توضیحی مختصر در رابطه با اهداف کلی شرکت به کارمندان خود ارائه می دهند. پس از آن مدیران هر بخش یا دپارتمان، شروع به مشورت با زیردستان خود در رابطه با تعیین اهدافی کوچکتر در جهت رسیدن به اهداف کلی می کنند.
این جلسات مشورتی معمولا در قالب جلسات تک به تک صورت می گیرند و در آنها کارمندان به مدیران و ناظران خود اعلام می کنند می توانند به چه اهدافی را در چه زمانی و با چه مقدار منابع دست یابند. در نتیجه مدیران می توانند یک نموداری کلی از اهداف کلی شرکت که حالا به اهداف کوچکتر فردی تبدیل شده اند را رسم کنند. در این مرحله از مدیریت برمبنای هدف، می توان از هدف گذاری با مدل SMART کمک گرفت، تا هدفی که مشخص می شود، دست یافتنی و واقع بینانه باشد.
مرحله سوم؛ نظارت مستمر بر عملکرد و پیشرفت
در این مرحله از متد مدیریت بر مبنای هدف، مدیران پیوسته بر عملکرد و پیشرفت کارمندان نظارت دارند. بر اساس اهدافی که در مرحله پیش برای کارمندان تعریف شد، مدیران پیشرفت آنها را در رسیدن به اهداف در بازه زمانی که مشخص کردند، ردیابی می کنند.
مرحله چهارم؛ ارزیابی عملکرد و پیشرفت
در فرایند رسیدن به اهداف، مدیران باید دائما عملکرد زیردستان خود را ارزیابی کرده و به آنها فیدبک بدهند. این کار باعث می شود مدیران از روند کار اطلاع پیدا کنند. با ارزیابی مستمر کارمندان، هر کجا دیدند در عملکرد کارمندان ایرادها و کمبودهایی وجود دارد، می توانند خیلی سریع آنها را شناسایی و اصلاح کنند. همچنین اگر اهداف به اندازه کافی خوب و دست یافتنی نباشند، در این مرحله می توان این موضوع را تشخیص داد. ارزیابی عملکرد و پیشرفت در مدیریت برمبنای هدف بسیار مهم است زیرا بر ارتباط موثر بین مدیریت و تیم تاکید دارد.
مرحله پنجم؛ بررسی عملکرد و پاداش
آخرین مرحله در مدیریت بر مبنای هدف، پاداش دادن به تیم ها برای دستاوردهایشان است. این کار روحیه تیم را بالا برده و انگیزه آنها برای تلاش را بیشتر می کند. پاداش می تواند به صورت یک مبلغ پرداختی، افزایش حقوق، مرخصی و حتی ارتقاء مقام باشد. حتی ممکن است پاداش و تشویق تنها به صورت لفظی باشد. در هر حال اهمیت این مرحله در افزایش انگیزه و اعتماد به نفس و حفظ روحیه کارمندان را دست کم نگیرید.
نمونه ای از مدیریت بر مبنای هدف
در این قسمت، 5 مرحله قسمت قبل را با مثال هایی بررسی می کنیم.
فرض کنید یک شرکت این اهداف را دارد: جمع آوری 1 میلیارد دلار بودجه، افزایش 10 درصدی اتوماسیون مالی و افزایش 5 درصدی سود سهام.
پس از بحث در مورد این اهداف بین روسای شرکت، آنها تصمیم می گیرند با کارمندان برای تعیین اهداف خود صحبت کنند. تمام تیم ها نقش خود را در دستبیابی به این اهداف برای مدیران ارشد مشخص می کنند. برای مثال تیم فناوری بر اتوماسیون متمرکز می شود، تیم تجاری با سرمایه گذاران درباره اطمینان از تامین مالی مذاکره می کند و به همین ترتیب بقیه تیم ها نیز بخشی از کار را به عهده می گیرند. پس از اینکه وظیفه هر تیم مشخص شد، مدیران هر تیم شروع به برنامه ریزی و تعیین اهداف کوچک و فرد می کنند.
برای مثال تیم بازاریابی اهداف خود را اینگونه تعیین می کند: ایجاد 1000 سرنخ جدید در ماه، افزایش نرخ بازگشت سرمایه (ROI) تا 6 درصد و 25 درصد افزایش نرخ تبدیل در صفحه فرود. در نتیجه کارمندان شروع به کار بر روی این اهداف کوچک می کنند تا به آن اهداف اصلی و کلی نزدیکتر شوند. در طول این مسیر هم، دائما مدیران و مدیران ارشد بر عملکرد زیردستان خود نظارت می کنند و پیشرفت در مراحل مختلف را ارزیابی می کنند. همچنین به هر کدام از کارمندان نیز در مورد عملکردشان فیدبک می دهند و ایرادات کار را اصلاح می کنند. در نهایت، پس از دستیابی به اهداف مذکور، کارمندان پاداش خوبی دریافت خواهند کرد.
مزایای متد مدیریتی MBO
حامیان MBO معتقدند این رویکرد باعث می شود مدیریت یک سازمان بزرگ خیلی راحت تر شود. علاوه بر آن، مزایای دیگری نیز برای مدیریت بر مبنای هدف مطرح می کنند که به شرح زیر است:
افزایش راندمان یک تیم
زمانی که اعضای یک تیم بدانند وظیفه هر کدام چیست و چه کاری باید انجام دهند، درک بهتری از نقش خود در دستیابی به اهداف پیدا می کنند. در نتیجه انگیزه و اعتماد به نفس آنها در کار افزایش می یابد و راندمان کار نیز بالا می رود.
بهبود ارتباط تیمی
در این رویکرد مدیریتی، اهداف هر عضو و هر کامند مشخص است و درباره ارتباط اهداف کوچک با اهداف بزرگتر یک سازمان برای آنها شفاف سازی می شود. در نتیجه افراد می دانند وظیفه آنها در خدمت رسیدن به اهدافی بزرگتر و هماهنگ با ارزش های سازمان است.
بهبود عملکرد کارمندان
در سیستم مدیریت بر مبنای هدف دائما بر روند پیشرفت و عملکرد کارمندان نظارت می شود. بنابراین اگر مدیران دیدند جایی از کار مشکل دارد یا کارمندی وظیفه خود را به درستی انجام نمی دهد، می توانند در سریع ترین زمان این موضوع را اصلاح کنند. این کار، روند دستیابی به اهداف را نیز هموارتر می کند.
افزایش مشارکت
این رویکرد مدیریتی می کوشد به هر فرد یک مسئولیت بدهد و برای آن اهدافی را تعریف کند. در نتیجه از اتلاف وقت جلوگیری می شود و با مشخص بودن وظیفه و اهداف هر شخص، مشارکت او نیز زیاد می شود.
محدودیت های MBO
این روش مدیریت، مثل هر روش دیگر ایراداتی دارد و بی نقص نیست. در ادامه برخی از کمبودهای مدیریت بر مبنای هدف را با هم بررسی می کنیم:
- به دلیل تاکید بیش از حد بر اهداف در مدیریت بر مبنای هدف، توجه کمتری به ارزش های غیر قابل اندازه گیری مثل کار تیمی، ارتباط مثبت با مشتریان و .. می شود.
- بخاطر اینکه بر اهداف و اعداد و ارقام در این متد تاکید زیادی می شود، کارمندان ممکن است دائما دچار اضطراب درباره نحوه عملکرد خود شوند.
- رویکرد MBO هیچ تاکیدی بر فضا و بستری که اهداف در آن تعیین می شود، ندارد.
حرف اخر
در این مقاله سعی کردیم تمام مراحل و مزایای مدیریت بر مبنای هدف را بررسی کنیم. واضح است که یک روش مدیریت کامل و بی نقصی وجود ندارد و هر متد می تواند در بستر و سازمان متفاوتی بیشترین بازدهی را داشته باشد. اگر به فکر استفاده از این متد برای مدیریت شرکت یا تیم خود هستید فراموش نکنید که می توانید MBO را به عنوان بخشی از یک استراتژی مدیریتی جامع تر نیز استفاده کنید تا کمبودهای آن را تا حد ممکن برطرف کنید. اورجین وب بهترین در عرصه طراحی سایت در شیراز.
منبع: adobe.com